Комплексная автоматизация управления ВУЗом на базе ПП «Комкон:ВУЗ.Деканат 8» и «Комкон:Общежитие 8»

Всероссийский государственный институт кинематографии имени С.А. Герасимова (ВГИК) готовит специалистов кино, видео, телевидения и других экранных искусств по программам высшего, среднего и дополнительного образования. Является базовым ВУЗом отрасли. При ВГИКе создано Учебно-методическое объединение образовательных учреждений по образованию в области кинематографии и телевидения.

ВГИК был основан 1 сентября 1919 года в Москве  как первая в мире Госкиношкола, которая выпускала режиссеров, операторов, актеров и художников. В 2013 году указом президента России ВГИКу был присвоен статус особо ценного объекта культурного наследия народов Российский Федерации.

При предпроектном обследовании стало очевидно, что автоматизация управления ВУЗом носит стихийный характер: часть вопросов решалась в  «КОМКОН:ВУЗ. Студенты + Стипендия 7.7», часть - посредством Excel. В результате отсутствовало единая картина управленческих процессов в ВУЗе, возникали различные проблемы, связанные с дублированием ввода информации, утратой документов, временными проволочками и т.п.

В рамках автоматизации управления ВУЗом руководство выделило наиболее важные участки учета:

• Кадровый учет студентов

• Начисление и выплата стипендий

• Ведение взаиморасчетов по платным образовательным услугам

• Учет проживающих в общежитии и  взаиморасчетов с ними

Для решения данных задач были выбраны программные продукты на платформе «1С:Предприятияе 8», - «КОМКОН:ВУЗ. Деканат 8» и «КОМКОН: Общежитие 8». Наличие интеграции между программами «КОМКОН:ВУЗ. Деканат 8» и «КОМКОН: Общежитие 8» позволило избежать двойного ввода данных по студентам, обучающихся в вузе и проживающих в общежитии, а также обеспечить единую точку ввода информации о поступлении оплаты от студентов за все виды оказываемых платных услуг. 

Созданная на базе платформы «1С:Предприятие 8» автоматизированная информационная система постоянно совершенствуется и развивается.

В ходе 2015 года решались следующие задачи: 

• Информационное сопровождение программных продуктов, функционирующих на платформе «1С:Предприятие 8».

• В соответствии с требованиями Заказчика была разработана функциональная модель бюджетирования и финансового планирования, которая была реализована в виде встраиваемого в конфигурацию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, ред.1» программного модуля. В связи с переводом в 2016 году базы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, ред.1» на вторую редакцию принятие решения о вводе данного программного модуля в промышленную эксплуатацию было перенесено на конец 2016 года.

• Для автоматизации процессов, связанных с подготовкой и размещением заказа, а также мониторингом исполнения контрактов было внедрено решение "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". Это позволило существенно снизить операторскую нагрузку при подготовке документов и принятии решений на разных этапах подготовки и проведения закупок. За счет жесткого структурирования информации и автоматизированного контроля повысилось качество планирования закупок и отслеживания исполнения контрактов. 

• Обеспечение передачи данных о ходе приемной кампании филиалов ВГИКа в ФИС ГИА и приема с использованием решения «КОМКОН:ВУЗ. Деканат 8». В результате было обработано 2580 заявлений абитуриентов, из которых:

•         ВГИК – 2056

•         Филиал в Иркутске – 170

•         Филиал в Сергиев-Посаде – 176

•         Филиал в Ростове-на-Дону – 178

Было сформировано более тридцати дополнительных оперативных отчетов для 

руководства различного уровня.